【Power Automate】FormsとSharePointで請求書提出フロー構築
～Teamsを利用したリアルタイム通知で業務効率化～
業務効率化の第一歩：請求書提出フローの自動化
企業の成長や業務のスピードアップを目指す上で、業務プロセスの自動化は欠かせません。
株式会社Optiruでは、Microsoft Power Automateを活用した社内システム構築を通じて、業務効率化を実現しています。
今回は、その一環として「Forms」と「SharePoint」を利用した請求書提出フローの自動化についてご紹介します。
さらに、Microsoft Teamsによる通知機能を活用し、リアルタイムでの情報共有を可能にします。
請求書フロー自動化のメリット
1. 作業の効率化と時間短縮
手動で行っていた請求書の提出や承認プロセスをPower Automateで自動化することで、担当者の手間を大幅に削減できます。
Formsで入力された請求書情報は自動的にSharePointに登録され（一度の回答につき最大10ファイル）、Teamsを通じて担当部署にリアルタイムで通知が送信されます。
これにより、迅速な対応が可能となり、請求書処理のスピードが大幅に向上します。
2. リアルタイムでの状況把握
Microsoft Teamsと連携することで、提出された請求書のステータスや承認の進捗状況がリアルタイムで担当者に通知されます。
どの請求書が承認待ちか、どのプロセスが完了しているのかを簡単に確認でき、業務の透明性と迅速な対応が可能です。
3. 業務プロセスの標準化と精度向上
フローの自動化により、業務プロセスが標準化されます。
特定の条件（例: 請求書の金額）に応じて承認フローが自動的に開始し、Teamsで即座に通知されます。
これにより、ミスを防ぎながら業務が進行し、プロセス全体の精度が向上します。
構築の具体的な流れ
1. Formsを使用した請求書情報の収集
社員が簡単に入力できる請求書フォームをMicrosoft Formsで作成します。
このフォームを通じて、必要な請求書情報（部署、請求内容、日付など）を迅速かつ正確に収集します。
2. SharePointによるデータ管理と一元化
Formsで入力されたデータは、Power Automateによって自動的にSharePointに保存されます。
これにより、部門や案件ごとに請求書を整理し、重要なドキュメントが一元管理されるため、後から簡単に参照・検索が可能です。
3. 自動承認フローとTeams通知
請求書が提出されると、Power Automateが自動的に承認プロセスを開始します。
承認が必要な担当者にMicrosoft Teamsを介してリアルタイムで通知が送られ、迅速な対応を促します。
これにより、業務遅延を防ぎ、迅速な業務遂行が可能になります。
4. 通知機能の強化
承認が遅れている場合や支払い処理が完了した場合、Teamsを通じてリアルタイム通知が送信されます。
これにより、関係者全員が最新の状況を把握し、効率的に業務を進めることができます。
Power Automate導入のポイント
作業の一貫性と透明性の向上
Microsoft Teamsを利用することで、通知がリアルタイムに行われ、作業の進捗を即座に共有可能です。
これにより、業務全体が効率的に管理されます。
費用対効果の高いソリューション
Microsoft 365を導入している企業であれば、追加コストを抑えてPower AutomateやTeamsをフル活用できます。
効率化と自動化による時間削減で、コストパフォーマンスが高まります。
柔軟なカスタマイズ対応
株式会社Optiruでは、企業ごとに異なる業務プロセスや要件に合わせたフローのカスタマイズを提供します。
Teamsを通じた柔軟な通知設定や承認フローを簡単に構築し、業務効率を最大限に高めます。
